Politique de Confidentialité et de Protection des données

1. Politique de Protection des Données et de la Vie Privée

Oiken SA, dont le siège social est situé à la rue de l’industrie 43, 1951 Sion en Suisse, respecte la confidentialité de vos données et s’engage à les protéger conformément à la nouvelle Loi Suisse sur la Protection des Données (nLPD) en vigueur depuis le 01.09.23

1.1  Contrôleur des données

À moins que vous ne nous fassiez une demande concernant vos données personnelles pour lesquelles nous sommes un gestionnaire de données, Oiken SA est le contrôleur de données pour toutes les données personnelles que vous nous fournissez via notre site internet. Si votre demande concerne l’une de nos société filles ou l’un des membres de notre groupe, nous lui transmettrons la demande en votre nom.

1.2  Collecte des données

Nous recueillons des données personnelles qui sont considérées comme des « informations relatives aux affaires », notamment dans les processus en ligne ou lors d’interactions téléphonique. Ces données peuvent être des informations sur des personnes identifiées ou identifiables, comme votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, courriel, et fonction au sein de l’entreprise. Elles peuvent également inclure des informations techniques telles que votre adresse IP ou les coordonnées bancaires pour des transactions. Ces informations sont recueillies lorsque vous les fournissez volontairement, par exemples : lorsque vous utilisez notre site web, nos logiciels, services, créez un compte sur le site internet d’OIKEN SA, vous nous contactez pour une assistance ou vous nous envoyez une demande de renseignements en ligne ou par courriel.

Nous collectons, stockons et traitons vos données personnelles dans la mesure du nécessaire pour gérer notre relation, traiter vos commandes et contrats, fournir nos services, effectuer la facturation et offrir un service après-vente. Nous faisons cela dans le but de remplir nos obligations contractuelles et de garantir un haut niveau de qualité dans nos services. De plus, le traitement de vos données personnelles sert également à des fins d’opérations techniques sécurisées, de communication, d’amélioration de la qualité et de fourniture de services connexes.

Dans certains cas, lorsque cela est nécessaire pour respecter nos obligations contractuelles, le traitement de vos données personnelles peut également comprendre des analyses et des statistiques pour la qualité et la sécurité, ainsi que pour l’établissement de rapports et la vérification des factures. Le respect de la nouvelle Loi Suisse sur la Protection des Données (nLPD) est au cœur de nos processus de collecte et de traitement de vos données personnelles.

1.3 Utilisation des données

Nous pouvons traiter vos données personnelles collectées par le biais de notre site web aux fins décrites ci-dessous :

• Entrée en vigueur et exécution du contrat : Si vous manifestez votre intérêt à devenir un client d’Oiken SA, nous utiliserons les données personnelles afin de prendre des mesures pour conclure un contrat de services avec vous. Nous pouvons continuer à utiliser les données fournies par le biais de notre site web afin d’exécuter nos obligations dans le cadre d’un contrat avec vous.
• Nos intérêts légitimes : Nous traitons les données à caractère personnel afin de gérer nos activités, y compris la gestion de notre relation avec vous, le respect de nos droits et obligations administratifs, comptables et d’entreprise, la maintenance et l’utilisation de nos systèmes informatiques et le développement de nos activités et de nos services.
• Recrutement et administration du personnel : Si vous postulez un emploi sur notre site web, nous collectons vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement de la même postulation.
• Sécurité, qualité et gestion des risques : Les données à caractère personnel peuvent être traitées dans le cadre du maintien de la sécurité et dans le cadre de la qualité interne et de l’analyse des risques.
• Marketing direct : nous pouvons traiter des données à caractère personnel à des fins de marketing direct afin de promouvoir et de développer nos services et de vous fournir des informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser. Dans tous les cas, nous vous donnerons la possibilité de refuser nos activités de marketing direct. Vous pouvez le faire en utilisant les options de désinscription contenues dans les informations que vous avez reçues ou en nous contactant par courriel à l’adresse client@oiken.ch.
• Respecter les exigences légales, réglementaires ou d’un organisme professionnel dont nous sommes membres : Nous sommes soumis à des obligations légales, réglementaires et professionnelles. Nous devons conserver certains dossiers pour démontrer que nos services sont fournis conformément à ces obligations et ces dossiers peuvent contenir des données à caractère personnel.

Toutes les données personnelles soumises par le biais du site internet d’OIKEN SA peuvent être utilisées par notre entité sous une forme anonyme afin d’évaluer et d’améliorer les services fournis et pour nos activités de développement commercial plus larges.

1.4  Partage des données

Dans le cadre de la fourniture de nos services, il peut être nécessaire que nous partagions vos informations avec des tiers, par exemple avec un data center ou des fournisseurs qui travaillent en notre nom (tels que Google Analytics, SendInBlue), comme pour le traitement des paiements ou l’analyse des données. Néanmoins, nous veillons rigoureusement à respecter les principes suivants :

• Les tiers auxquels nous confions vos données ont un accès strictement limité et contrôlé à ces dernières, uniquement dans le cadre de la transaction ou des services concernés, comme les paiements ou le maintien des opérations informatiques.
• Nous nous assurons que ces tiers sont contractuellement tenus de protéger vos données personnelles et d’agir en conformité avec la nouvelle Loi Suisse sur la protection des données (nLPD), ainsi que toutes les autres lois applicables.
• Nous ne communiquons aux tiers que les informations strictement nécessaires à l’exécution des services concernés. De plus, il leur est interdit d’utiliser vos données à d’autres fins ou de les partager davantage.
• Nous attendons de ces tiers qu’ils respectent notre engagement en matière de protection des données et de la vie privée et qu’ils prennent toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité de vos données. »

Cette politique de partage des données s’inscrit dans notre engagement à protéger votre vie privée et à respecter les lois en matière de protection des données.

1.5 Conservation des données

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies, sauf si une période de conservation plus longue est exigée ou autorisée par la loi. Par défaut, nous conservons les données pour une période de 24 mois après la fin de la relation commerciale.

1.6 Sécurité des données

Nous veillons à ce que des contrôles techniques et organisationnels appropriés soient mis en place pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, l’altération et la destruction involontaire, tels que l’utilisation d’antivirus, de pare-feu, de serveurs sécurisés, de logiciels de cryptage des disques durs, de protection par mot de passe, de contrôles d’accès physiques, d’authentification à deux facteurs, de détection d’intrusion et d’anomalie.

Notre personnel qui a accès à vos données personnelles a été formé pour maintenir la confidentialité de ces données. Ils n’auront accès à vos données personnelles que dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour accomplir correctement leurs tâches. Les personnes qui peuvent consulter vos données sont également tenues à une stricte discrétion professionnelle.

Les conditions visant à protéger les données selon des normes au moins égales aux nôtres sont communiquées à tous nos sous-traitants et fournisseurs.

Nos défenses de sécurité sont régulièrement contrôlées et testées pour s’assurer qu’elles restent efficaces face aux menaces les plus récentes.

Aucune transaction effectuée sur l’internet ne peut être garantie comme étant 100% sûre.

1.7 Droits des personnes

Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles, à savoir :

• Accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet
• nous demander de corriger les données à caractère personnel que nous détenons et qui sont inexactes
• Demande d’effacement des données personnelles
• Retirer le consentement au traitement de vos données à caractère personnel (lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base naturellement de votre consentement)
• mettre en place des restrictions au traitement de vos données à caractère personnel
• S’opposer au traitement de vos données personnelles
• nous demander de transférer vos données à un autre responsable du traitement (portabilité des données)

Nous traiterons tout exercice de vos droits en tant que personne concernée conformément aux exigences de la législation applicable en matière de protection de la vie privée.  Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en tant que personne concernée ou si vous avez des questions concernant la présente déclaration, veuillez nous contacter en utilisant notre formulaire web d’exercice des droits fondamentaux nLPD.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel et que nous ne sommes pas en mesure de résoudre le problème, vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) .

1.8 Modifications de la politique

Oiken SA se réserve le droit de modifier cette politique de protection des données à tout moment. Nous vous informerons de tout changement important en publiant la nouvelle politique sur notre site web ou en vous envoyant une notification.

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies, sauf si une période de conservation plus longue est exigée ou autorisée par la loi. Par défaut, nous conservons les données pour une période de 24 mois après la fin de la relation commerciale.