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Ensemble face à la pandémie
Dès le mois de mars 2020, OIKEN a dû adapter son organisation et bousculer ses structures pour faire face à la pandémie. A l’épreuve de la réalité, la responsabilité, la capacité d’adaptation, l’engagement observés dans tous les secteurs de l’entreprise ont démontré que ses valeurs humaines étaient bien plus que des mots.
Du jour au lendemain, face à une crise sanitaire sans précédent, OIKEN devait définir, organiser et déployer de toute urgence un vaste dispositif pour protéger son personnel et ses clients d’un virus encore mal connu. Dans un climat de chaos généralisé, sous le choc d’une situation totalement imprévisible, la stratégie de crise devait être en conformité avec les normes et restrictions officielles, tout en maintenant une parfaite continuité opérationnelle afin de garantir la sécurité des infrastructures et d’accomplir les missions au service de la population.
Alors qu’elle se mettait en place, la routine et ses mécanismes ont été rompus. Avec des conséquences sur la vie privée de toutes et tous, les responsabilités professionnelles ajoutant une pression supplémentaire à celles que la crise imposait d’elle-même.
Grâce à l’engagement de ses équipes, OIKEN a été à la hauteur de ses responsabilités et l’approvisionnement en énergie, sa mission fondamentale, a été garanti en tout temps.
La cellule de crise
Une cellule de crise a été rapidement constituée, et la première rencontre de ses membres a eu lieu le 9 mars 2020. La principale préoccupation était alors d’éviter la propagation du virus au sein de l’entreprise. D’emblée, il semblait évident que les futures mesures officielles seraient nombreuses, changeantes, et qu’il fallait donc prévoir l’impossible pour maintenir en activité les infrastructures énergétiques essentielles, indispensables au fonctionnement des centres médicaux et des hôpitaux, aussi bien qu’à celui des entreprises et des institutions.
Dès lors, la cellule s’est réunie régulièrement, parfois plusieurs fois par semaine. Un remarquable esprit de solidarité régnait dans tous les secteurs de l’entreprise. Après quelques mois, la cellule de « crise » est devenue une cellule COVID, rythmée par les mesures du Conseil Fédéral qu’elle était chargée de communiquer et de faire appliquer.
Statistiques journalières, mise en place des mesures, communications aux collaboratrices et collaborateurs, la cellule a été à l’initiative de 147 actions concrètes réalisées, rien que pendant les deux premiers mois. Progressivement, elle a dû consacrer l’essentiel de son énergie à annoncer des nouvelles, rarement bonnes, et à faire appliquer des restrictions. Des tâches plus fastidieuses qu’au départ, mais assumées sans faiblir !
Un « piquet de réserve » pour assurer la permanence
Certaines activités de OIKEN doivent être garanties en toutes circonstances. C’est bien sûr le cas de l’approvisionnement en électricité, en eau et en gaz qu’il faut assurer à tout prix pour l’ensemble des clients et, naturellement, pour les acteurs du domaine médical.
L’ampleur et la durée de la crise sanitaire étant impossibles à prévoir, la cellule et les responsables d’unités ont rapidement mis en place des « piquets de réserve ». Cette disposition visait à garantir l’efficacité opérationnelle des équipes chargées des missions fondamentales et essentielles de OIKEN. Les réservistes étaient des personnes dont le métier ne permettait pas un passage au télétravail.
Organisation du télétravail
Avant le début de la crise, le télétravail ne faisait pas partie du quotidien, chez OIKEN. Dans certains cas, il a été nécessaire de réaliser des adaptations ou des installations à domicile, ce qui a demandé la mobilisation de moyens matériels et informatiques conséquents. Malgré la nouveauté du dispositif, la transition s’est déroulée naturellement, avec l’adoption rapide de nouvelles applications de téléconférence, notamment.
Cette expérience réussie a permis d’envisager de nouvelles possibilités, comme l’introduction du télétravail de confort dans les pratiques de l’entreprise, et de pérenniser les effets positifs du travail à distance selon des directives établies dans chaque unité.
Directives internes
Avec 14 communications de crise adressées aux collaboratrices et collaborateurs, 2 nouvelles directives adoptées, la charge de gérer les contacts ou l’organisation de mises en quarantaine, entre autres missions décisives, les Ressources humaines ont été fortement sollicitées dès le début de la crise. Leur implication a été aussi remarquable que précieuse pour l’ensemble du personnel.
Que restera-t-il ?
OIKEN est avant tout une organisation humaine. Si certains de ses membres ont été touchés plus profondément que d’autres par la pandémie, personne n’a été épargné par l’inquiétude et la pression liées aux changements d’organisation et aux mesures successives et contraignantes.
Malgré tout, la crise a aussi inspiré de nouvelles solutions, suscité des prises de conscience et forcé des évolutions dont les bénéfices peuvent déjà s’observer. Le développement de la communication digitale est sans doute la plus importante de ces évolutions.
Pour que la distance spatiale n’entraîne pas de distance sociale, la communication interne s’est transformée pour s’adresser à toutes et à tous aussi directement que possible. Pour conserver un lien de proximité, le choix s’est porté sur des capsules vidéo. Devenues habituelles et appréciées, elles font désormais pleinement partie de l’univers OIKEN.
Enfin, le télétravail est réellement devenu une nouvelle possibilité dans l’entreprise. Aujourd’hui, même le service clients a trouvé ses propres solutions pour que ses membres puissent travailler à domicile, alors qu’il semblait presque impossible d’imaginer une centrale d’appels à distance !
La Direction générale tient à adresser de chaleureux remerciements à toutes et à tous. Ces quelques exemples, parmi tant d’autres, illustrent toute la volonté investie pour le bien de tous. Grâce à de nouvelles solutions pleines de créativité et de bon sens, OIKEN a pu accomplir ses missions et la sécurité de chacun a été assurée.
